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Como assinar documento digitalmente? Veja 5 etapas necessárias

Com a pandemia, diversas tendências e inovações foram aceleradas. Entre elas, está a possibilidade de assinar documento digitalmente.

A verdade é que o avanço tecnológico tem transformado a forma como tudo é feito — incluindo negócios e acordos. Em uma realidade cada vez mais digitalizada e fluida, não faz sentido ser analógico. Por exemplo, por que ter processos de assinatura de documentos complicados e manuais, não é mesmo?

Com a assinatura manuscrita, é preciso imprimir documentos para digitalizá-los e, assim, enviar por e-mail. Em algumas vezes, enviá-los por correio e esperar que o destinatário os receba e assine corretamente, no prazo adequado. Essa sequência demorada, insegura e suscetível a erros e esquecimentos já foi responsável pela perda de muitos negócios.

Hoje, com alternativas como a assinatura digital, isso não precisa mais ser assim. Simplificando, a assinatura digital pode ser compreendida como uma espécie de impressão digital eletrônica. Ela permite que você assine um documento digitalmente e valide também outros assinantes.

Trata-se de um código matemático que autentica o documento do remetente. Assim, ele garante que o documento permaneça inalterado ao chegar ao destinatário.

Mas como tudo isso funciona na prática? Como assinar documento digitalmente? É o mesmo que digitalizar assinatura? Quais os benefícios para empresas? É hora de tirar essas e outras dúvidas sobre o assunto. Continue a leitura e veja como é fácil, seguro e vantajoso aderir a esse tipo de assinatura.

5 passos simples para assinar documento digitalmente  

Antes de mais nada, é importante esclarecer uma questão central. Desta forma, será mais fácil para compreender como assinar documento digitalmente e os benefícios disso.

É preciso saber que assinatura digital e assinatura digitalizada não são a mesma coisa. Uma assinatura digitalizada é simplesmente uma reprodução da imagem da sua assinatura por meio de um equipamento com scanner. Ou seja, ela não apresenta qualquer recurso de segurança que demonstre autenticidade.

Diferente disso, a assinatura digital não envolve sua assinatura pessoal, mas um conjuntos de registros comprobatórios da sua identidade. Desta forma, ela se torna inviolável e segura, tendo validade jurídica.

Assim como cada assinatura manuscrita é única, cada signatário recebe uma identidade digital exclusiva do provedor de serviços. Quando o signatário assina um documento, sua identidade é validada e a assinatura é criptografada, usando tecnologia de ponta.

Essa jornada para assinar documento digitalmente, portanto, apesar de muito descomplicada, é bastante segura.

Confira, resumidamente, os passos para fazer a assinatura digital a partir de uma solução especializada, como a iGree, são:

1. Aceitar o contrato

Tudo inicia pelo recebimento e aceite do documento, como um contrato. Você deverá conferir um resumo da negociação feita e o contrato integral.

Após ler o documento na íntegra e estando tudo em conformidade, é chegada a etapa de aceitar o contrato.

2. Fazer o vídeo

Para assinar documento digitalmente com o iGree é preciso proteção máxima. Por isso, a plataforma usufruir de um nível elevado de segurança na operação, solicitando um vídeo para validação. Fazer isso é muito simples. É só seguir as instruções que aparecerão na sua tela.

Você sabia que há fraudes feitas, inclusive, utilizando fotos das pessoas como meio de autenticação? Ao usar o vídeo com os critérios, há proteção contra este tipo de golpe.

Depois disso, basta repetir a frase que irá aparecer em sua tela. Seu vídeo será salvo e você poderá avançar rapidamente para a próxima etapa.

3. Assinar

Outra camada de segurança é adicionada com a assinatura feita por imagem. Esta, deve ser executada com cuidado para garantir a legibilidade.

Lembre-se de seguir atentamente as instruções em tela para garantir o máximo de assertividade e confiabilidade neste processo.

4. Enviar outros documentos

Dependendo do contrato, pode ser solicitado o envio de outros documentos. Por exemplo, seu RG, CPF ou CNH dentro do período de validade.

Para isso, é possível tirar a foto do documento no momento da formalização ou subir um arquivo já digitalizado.

5. Finalizar

Com tudo enviado, é hora de finalizar o processo. Você receberá uma cópia do documento assinado em seu e-mail, podendo fazer o download dele nesta última etapa. Viu só como pode ser prático e seguro assinar documento digitalmente?

No final será feita agilmente uma série de validações com score que geram um certificado digital iGree, demonstrando a autenticidade e segurança.

Qual é a importância da assinatura digital para as empresas?

O tempo é fundamental para os negócios. Infelizmente, empresas que ainda não adotaram práticas como assinar documento digitalmente perdem muito tempo manipulando, armazenando e assinando documentos. Há também processos como gerenciar documentos ou contratos assinados de forma manual, que ocupam espaço e demandas.

A ineficiência envolvida na assinatura tradicional de documentos em papel pode ser facilmente nociva para o sucesso das empresas. As assinaturas digitais, por outro lado, são grandes aliadas da otimização do tempo. Isso porque todo o processo será conduzido com etapas automatizadas e ágeis.

Dessa forma, há excelentes motivos para que organizações evitem o papel, adotando a assinatura digital como meio oficial.   

Para começar, os documentos comerciais são confidenciais e devem ser mantidos em segurança o tempo todo. Infelizmente, hackers e estelionatários estão sempre de olho em brechas que podem ser usadas para aplicarem seus golpes.

Ajudando a minimizar esses riscos, a assinatura digital permite que os documentos sejam assinados de forma segura e descomplicada. O uso de trilhas de auditoria e criptografia digital reduz os riscos de seus documentos serem alterados. Também assegura que eles acabem interceptados, perdidos, extraviados, ou, mesmo, destruídos em atos de má-fé.  

Além disso, assinar documento digitalmente é algo conveniente. Isso porque permite que o atendimento ao cliente e o relacionamento com outras partes ocorram de maneira mais eficiente.

E mais: essa alternativa evita a papelada problemática para a organização e os fluxos de trabalho, sendo facilmente gerenciável. Assim, é muito simples e ágil, por exemplo, visualizar todos os documentos enviados. Veja, dentro do gerenciador de assinaturas, quem assinou, quando foram enviados e quem não os assinou conforme necessário.

Quais são as vantagens em relação à assinatura tradicional?

No sentido de que ambas são exclusivas do assinante, as assinaturas digitais são análogas às assinaturas físicas. A diferença é que, no caso de documentos assinados digitalmente, uma assinatura digital fornece muito mais segurança.

Isso porque ela garante a origem, identidade e integridade do documento. Assinar documento digitalmente tem o benefício de segurança, protegendo que os dados emanaram do signatário sem adulteração em trânsito.

Os acordos e transações antes eram assinados em papel e entregues fisicamente. Agora, cada vez mais devem ser substituídos por documentos e fluxos de trabalho digitais. Este processo ocorre à medida que mais negócios são realizados online.

Além de ajudar na proteção, as assinaturas digitais não impedem a eficácia dos fluxos de trabalho de documentos online. Na verdade, quando comparados aos processos em papel, contribuem para melhorar a gestão de documentos e informações.  

Outras vantagens de assinar documento digitalmente incluem:

Melhor gestão do tempo

Não é mais preciso aguardar um gestor ausente para obter sua assinatura. As assinaturas digitais garantem que as empresas economizem em custos e tempo com documentos e contratos assinados com o clique de um botão.

Isso é especialmente benéfico quando uma das partes está em uma localização distante. Afinal, assinar documento digitalmente é algo que pode ser feito de qualquer lugar e quase instantaneamente.

Há soluções que vão mais além. O iGree, por exemplo, permite também a configuração de assinaturas automáticas. Tal funcionalidade pode otimizar muito o tempo, especialmente quando uma pessoa específica da empresa é sempre necessária para determinado processo — como, por exemplo, um diretor da sua organização que já está de acordo com o contrato em questão.

Redução de custos  

Muitas empresas também observam redução de custos significativa, com pouca ou nenhuma despesa com tinta, papel, impressão, reconhecimento de firma, digitalização, frete/entrega do documento, entre outras.

Também há economia em outros custos indiretos, como arquivamento, recriação de dados, rastreamento e diversas estratégias descentralizadas de mitigação de fraude.

Eficiência do fluxo de trabalho

Com menos morosidade e atrasos, as assinaturas digitais garantem melhor eficiência no fluxo de trabalho.

Muitos recursos de assinaturas digitais ajudam a acelerar os fluxos de trabalho. Por exemplo, as notificações por e-mail contribuem para lembrar a outra parte de assinar documento digitalmente, enquanto o rastreamento do status ajuda a saber em que estágio o documento se encontra.

Melhor experiência do cliente

As assinaturas digitais oferecem a conveniência de assinar documentos importantes onde quer que um cliente ou pessoa interessada esteja. Os vendedores não precisam esperar que o cliente vá ao banco ou escritório, por exemplo. Nem o cliente precisa perder tempo com esse tipo de deslocamento.

Assim, o cliente ganha a liberdade de estar em qualquer lugar e fazer negócios com a empresa de forma mais simplificada, tornando os serviços e negócios muito mais fáceis, rápidos e menos propensos a desistências.

Segurança aprimorada

Quando se trata de assinaturas, autenticidade e segurança são prioridades. E as assinaturas digitais, entre outras coisas, reduzem o risco de duplicação ou alteração do próprio documento, e garantem que as assinaturas sejam verificadas, autênticas e legítimas.

Os recursos de segurança incorporados ao se assinar documento digitalmente também garantem que os documentos não foram alterados sem autorização.

Mais sustentabilidade

Assinar documento digitalmente pode ser uma iniciativa do programa ambiental das empresas. À medida que as organizações se tornam mais conscientes de seu papel na sustentabilidade, as assinaturas digitais se mostram como verdadeiras aliadas para reduzir o impacto em termos de consumo de papel, tinta, emissão de gás carbônico com o trânsito dos documentos, entre outros ganhos.

Eficiência empresarial

Os custos envolvidos na integração de assinaturas digitais nos processos de trabalho são relativamente pequenos, em comparação com seus benefícios potenciais. Com um tempo de resposta de contrato mais rápido e tempo de fluxo de trabalho reduzido, as assinaturas digitais oferecem contribuição para maior eficiência empresarial.

Além disso, os contratos podem ser preparados e assinados imediatamente por todas as partes em um tempo bastante curto.

O que difere a assinatura digital da eletrônica?

As assinaturas eletrônicas são um conjunto de soluções que usam um processo eletrônico para aprovar um documento ou transação que requer uma assinatura. Empresas e consumidores em todo o mundo já adotam a velocidade e a conveniência das assinaturas eletrônicas à medida que os documentos e as comunicações se tornam cada vez mais sem papel.

No entanto, há uma variedade de assinaturas eletrônicas disponíveis. E uma dessas tecnologias de assinatura eletrônica é, justamente, a assinatura digital, que é o tipo mais seguro disponível atualmente.

Ao criptografar a ligação da assinatura ao documento, as assinaturas digitais usam certificados de uma instituição confiável para garantir a autenticidade da identidade e a integridade do documento.

Outros tipos de assinatura eletrônica menos seguros podem contar com métodos de autenticação eletrônica comuns — tais como um endereço de e-mail, um nome de usuário/ID corporativo ou um número de telefone/PIN para verificar a identidade do signatário.

Dessa maneira, a assinatura digital cria uma espécie de impressão digital única para um indivíduo ou entidade. Além disso, ela é utilizada para identificar usuários e proteger as informações em mensagens ou documentos digitais e garantem que não ocorra distorção durante o trânsito entre o assinante e o receptor do documento.

Em resumo: as assinaturas digitais são significativamente mais confiáveis e seguras do que outras formas de assinaturas eletrônicas.

Quais são os diferenciais do iGree para assinar documento digitalmente?

O iGree é um sistema web mobile para assinar documento digitalmente e que foi desenvolvido para proporcionar a melhor usabilidade possível, independentemente de você utilizar computador, smartphone ou tablet.

Essa solução conta com diversas tecnologias de ponta para oferecer um nível de segurança muito elevado. Isso inclui Inteligência Artificial (IA), criptografia, tecnologia de detecção de face, certificação digital, blockchain, assinatura eletrônica e validação de texto por voz.

Inclusive, um dos grandes diferenciais do iGree é a utilização do vídeo self, para formalização, tornando esse processo mais seguro e facilitado, e do Liveness detection. Esse consiste em um sistema de biometria facial que consegue identificar se o rosto em uma imagem é de uma pessoa viva, e não uma montagem ou uma simples foto. Outro destaque é a captura da vontade expressa da pessoa em formalizar aquele acordo, recurso que eleva ainda mais a segurança jurídica para a formalização.

E mais: o iGree utiliza inteligência artificial e machine learning para analisar o vídeo gravado, comparando o que foi falado com os termos de aceite para, então, validar a identidade do usuário.

Esses e outros dados — como prova de vida, localização e dados do celular e de conexão —
fazem parte de um conjunto comprobatório mais seguro e confiável do que assinaturas em papel.

O iGree representa uma evolução na gestão de fraude das empresas, já que qualifica dados cadastrais e garante confiabilidade ao processo.

Além disso, o iGree oferece uma plataforma completa de onboarding digital com validação de dados cadastrais e prova de vida. Outro diferencial é a entrega, de modo simples e intuitivo, de assinatura de contratos digitais com respaldo jurídico válido em todo o território nacional.

É importante destacar que, no início, as soluções de formalização envolviam processos complicados e extensos, com cópias e manuseio de documentos físicos, custos e espaço físico para armazenamento, tempo alto de espera. Isso que nem estamos falando do nível mais baixo de segurança com a manipulação e o trânsito de papéis e a assinatura manuscrita feita de maneira descentralizada.

Mesmo com a evolução de alguns tipos de assinatura eletrônica comum, pessoas físicas e jurídicas ainda tinham a necessidade de uma experiência mais fluida, prática e segura. Especialmente com o aumento nos índices de golpes e fraudes.

O iGree é um avanço para lidar com todos esses problemas, trazendo mais confiabilidade e facilidade para o ato de assinar documento digitalmente.

Outro diferencial é a união das ferramentas de KYC e Agreement em uma única solução. O KYC (Know Your Customer) é a Integração do Cliente com a Verificação de Identidade online, solução automática e escalável.

Por sua vez, o Agreement (ou Acordo Digital) está focado na segurança digital e oferece a validação de documentos de forma automatizada.

Com isso, o iGree alia as mais poderosas tecnologias e inovações a favor de processos de assinatura mais seguros e práticos para todas as partes. Essas tecnologias certificam a autenticidade de diversas maneiras, como vimos até aqui, seja por interpretação da sua fala, vídeo self, biometria facial, upload de assinatura por imagem, entre outras, contribuindo para se evitar fraudes e simplificar os processos burocráticos.

Ainda, o iGree funciona como uma plataforma que ajuda a organizar a documentação, tornando essa gestão muito mais assertiva e produtiva, sem perda de tempo, inconsistências ou complicações. E tudo isso impacta diretamente na eficiência e sucesso das empresas.

Conforme nossos dados, 31% dos negócios são abandonados durante o processo de Agreement por problemas em sua otimização e na experiência proporcionada. No entanto, com o uso do iGree, este percentual é reduzido e a conclusão dos negócios incentivada.

Outro diferencial é que o iGree faz o armazenamento de seus acordos e contratos, que são criptografados na nuvem.  

E então, você está em busca de uma solução para assinar documento digitalmente? Descubra mais sobre os diferenciais da iGree, para assinaturas digitais de forma prática e segura.

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