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Como criar um termo de responsabilidade válido e eficiente?

Você acabou de abrir uma empresa e precisa se organizar juridicamente? Já atua em um negócio há algum tempo mas ainda não criou um termo de responsabilidade?  

Saiba que, independentemente do tamanho e do ramo de seu negócio, é essencial estabelecer medidas que reforcem seus objetivos. Assim, elas podem servir como padrões para a segurança da empresa e suas negociações.  

Criar um termo de responsabilidade válido e eficiente faz parte disso. Ele permite que as atribuições e compromissos entre você e seu cliente possam ser definidos com transparência e segurança. 

Tudo sem que ocorram entraves que possam tornar seus processos morosos e suscetíveis a erros ou esquecimentos. Esta proteção é importante pois elas podem impactar diretamente na perda de negócios.  

Ainda, existem transações que devem obedecer a termos de compromisso e honrar o acordo. Questões legais, caso não sejam cumpridas, podem levar à nulidade de acordos entre as partes. 

Pensando nisso, no artigo de hoje, falaremos sobre como fazer um termo de responsabilidade válido, seguro e eficiente. Também abordaremos sobre qual sua importância e aplicabilidade. Você saberá mais sobre os diferentes tipos de termos de responsabilidade, além de como montar o seu próprio termo. Confira mais a seguir.

O que é um termo de responsabilidade?  

Em um termo de responsabilidade, temos a definição dos compromissos e atribuições assumidos por mais de uma parte. Ele tem dois objetivos principais:

  • Proteger juridicamente direitos e deveres, ao assumir o compromisso do contrato;
  • Impedir que práticas irregulares ou ilegais possam ocorrer.  

Todo o produto e serviço cumpre requisitos para que seja comercializado. Da mesma forma, limites e cláusulas com diretrizes e práticas são estabelecidos no termo de responsabilidade. Isso garante que transações, serviços e produtos possam ser utilizados e mantidos de acordo com a regularidade.  

Sabemos que erros podem ocorrer por parte da empresa ou do cliente quando as contrapartidas não estão claras e bem documentadas. Por isso, é importante que o termo de responsabilidade possa definir os meios de proteger ambas as partes. Esta proteção deve abranger todos os atos que possam ser considerados irregulares.  

Dessa maneira, o termo de responsabilidade, quando assinado, é um documento que valida a responsabilidade do signatário. O documento tem valor legal, fazendo com que qualquer problema ou ato de irresponsabilidade seja assumido pelas partes.             

Qual é a importância de utilizar termo de responsabilidade? 

O termo de responsabilidade é importante para especificar as obrigações e direitos aplicáveis em uma relação legalmente reconhecida. Por exemplo, o escopo das responsabilidades entre sua empresa e seu cliente.

Esses documentos contribuem para reduzir significativamente diversos riscos legais. Ele torna-se especialmente primordial para isentar uma parte da responsabilidade em situações que envolvem risco ou incerteza. 

Por exemplo, em uma empresa de esportes radicais, é imprescindível que o cliente assine um termo de responsabilidade. Ele deve envolver os pré-requisitos, ou seja, as condições física mínimas para a execução da atividade, com como, normas de segurança aplicáveis. Além disso, é obrigatório que conste, entre outras coisas, o que ocorre em caso de lesão durante a atividade.

O termo de responsabilidade também é importante para outras atividades. Ele pode ser usado para fornecer e documentar o contexto e as condições nos quais seus serviços são realizados. Isso, por sua vez, limita a responsabilidade do seu negócio se o cliente não cumprir as diretrizes acordadas. 

Assim, o termo de responsabilidade ajuda a tornar processos mais transparentes e claros para ambas as partes. Além de reforçar seus direitos e deveres, sendo um documento que minimiza perdas e processos jurídicos em muitas situações.

Como se faz um termo de responsabilidade válido e eficiente? 

termo de responsabilidade

Criar um termo de responsabilidade é algo que deveria ser prioritário para a prestação de serviços de qualquer empresa. Ele indica que, tanto sua organização quanto seu cliente, não serão coniventes com práticas ilegais. Também atesta que ambas partes estão comprometidos com os termos acordados. 

O cumprimento de obrigações e o seguimento das devidas práticas torna-se algo previsto nos incisos do termo. Posto isso, é fundamental tomar alguns cuidados na hora de criar o seu termo de responsabilidade. Confira alguns agora.

Aja em conformidade com as diretrizes jurídicas 

Para ter segurança jurídica, naturalmente, o termo de responsabilidade deve ser elaborado em conformidade com as diretrizes desse sistema. Portanto, se você precisar criar um termo para a sua empresa, pode ser importante ter aconselhamento jurídico. 

Projete cenários possíveis 

Um exemplo de um cenário comum na prestação de serviço está no caso de quebra das condições preestabelecidas. Portanto, seu termo de responsabilidade deve prever esse tipo de situação. 

De acordo com a necessidade e forma de funcionamento de seu serviço, é possível estabelecer diversas ações. Por exemplo, uma suspensão momentânea, oferecendo uma janela de prazo para que a situação possa ser regularizada e reestabelecida.  

Considere as áreas de risco do seu negócio 

Ao redigir o seu termo de responsabilidade, é recomendado também considerar a proteção do seu negócio. Englobe no termo todas as áreas de risco para a sua empresa que as isenções de responsabilidade devem abranger. 

Algumas companhias lidam com um grau de risco alto, precisando ter mais atenção e cuidado ao elaborar este documento. Entre elas, estão as empresas das áreas:

  • Saúde: como tratamentos alternativos, fitoterapeutas, homeopatas, etc;
  • Esportes de aventura: rapel, paraquedismo, bungee jump e afins;
  • Consultorias: sejam elas de gestão, RH, marketing, finanças, etc;
  • Entre outras. 

No entanto, é preciso ressaltar que todas as empresas lidam com pelo menos algum elemento de risco. Portanto, ter um termo de responsabilidade válido e eficiente é fundamental para qualquer negócio.  

Tenha atenção com a protocolação 

Outra medida importante a ser tomada antes de finalizar o corpo de seu termo de responsabilidade é a sua protocolação. Documentos e comprovantes legais podem ser integradas e arquivadas em um sistema inteligente. Este, por sua vez, deve permitir uma busca e organização rápida do termo para conferências pontuais.  

Tenha ciência de que o termo não representa isenção de responsabilidade para tudo 

É importante que o termo de responsabilidade não seja visto como a proteção máxima. Ele não é uma espécie de “carta branca” para isentar sua empresa de qualquer tipo de responsabilidade. Esta regra vale tanto nos acordos feitos como na prestação de seus serviços. 

Esse documento deve ser um instrumento que oferece clareza, garantia, confiança e segurança para as duas partes. Além disso, como vimos, é indispensável agir em linha com normas, regras e legislações aplicáveis. 

Utilize o termo de responsabilidade como um aliado no relacionamento com o cliente 

É importante que o termo de responsabilidade seja visto por seu cliente como uma boa prática que torna a negociação e o acordo mais claros, transparentes e que demonstra que a sua empresa está comprometida em oferecer tudo aquilo que foi combinado. 

Também é fundamental estar disponível para guiar o seu cliente no processo de compreensão do termo de responsabilidade.  

Esteja atento a alguns pontos básicos do termo de responsabilidade válido e eficiente 

Há algumas informações, orientações e boas práticas essenciais na hora de elaborar este documento, incluindo:  

  • Lembre-se de que há processos fora do controle das partes envolvidas. Por isso, é importante mencionar que perder o prazo para enviar um documento para um órgão público, por exemplo, é algo de responsabilidade do cliente;  
  • Atos de má-fé por parte do cliente devem ser isentos de responsabilidade da empresa;  
  • O descumprimento das cláusulas do termo de responsabilidade pode levar à suspensão do serviço.  
termo de responsabilidade

Um modelo básico de termo de compromisso pode ser visto a seguir:  

Eu, [nome], [nacionalidade], [profissão], [estado civil], [carteira de identidade nº], [CPF], capaz, residente e domiciliado(a) na [endereço], [bairro], [cidade], [CEP], no Estado de [estado], venho declarar o compromisso abaixo discriminado:

(a) que prestará os serviços a que se propõe, de forma adequada, em conformidade com

o disposto no __________________, assim como nas normas da ____________________

e demais dispositivos legais que regem o assunto;

(b) que assume a responsabilidade exclusiva e integral dos riscos de demanda, em relação às projeções consideradas na elaboração de sua proposta, estando ciente que a demanda estimada no _____________________tem caráter meramente indicativo;

(c) que disponibilizará e manterá, durante ______________________, contado do início da operação dos serviços, _________________________________________________e, durante todo o prazo do Contrato,___________________________________________.

Este é um exemplo de estrutura básica seguida neste tipo de documento. Essa pode ser personalizada conforme as especificidades do acordo e da natureza do negócio.

Quais são os tipos de termo de responsabilidade existentes?  

Como vimos, o termo de responsabilidade pode variar suas especificidades conforme o contexto. A diferença dos tipos de termos será explicitada pelas opções que o cliente tem de aceitar o acordo proposto por meio desse documento. 

Com isso, entre os principais tipos de termo de responsabilidade, estão: 

1. Termo de responsabilidade com assinatura manuscrita 

Esse tipo de termo de responsabilidade é formalizado por meio de uma assinatura manuscrita de próprio punho, indicando o aceite do signatário quanto às diretrizes e itens expostos no contrato.  

É importante lembrar de que a assinatura manuscrita, em termos de responsabilidade, além de oferecer menor nível de segurança, também pode tornar o processo mais moroso e caro. Afinal, será preciso fazer a impressão, digitalização e envio do documento e, ainda aguardar que o cliente faça o envio de volta.

2. Termo de responsabilidade com assinatura digital 

assinatura digital permite rastreamento, e é validada por provedores e autoridades de certificação capacitadas (veremos mais sobre uma delas a seguir). 

Este tipo também pode não envolver, necessariamente, a assinatura pessoal do cliente. Um termo de responsabilidade com assinatura digital pode utilizar, na verdade, diversos registros comprobatórios, que elevarão a segurança e, com isso, fará com que o documento tenha validade jurídica.  

3. Termo de responsabilidade com validação por vídeo 

Neste tipo de termo, o certificado que comprova e qualifica os dados cadastrais é acrescido de uma prova de vida. 

Ou seja, o próprio cliente realiza uma gravação rápida, seguindo determinados padrões, para confirmar sua identidade e o aceite do termo de responsabilidade a partir da gravação do vídeo.  

Tecnologias e inovações, como o liveness detection trazem ainda mais vantagens para este tipo de assinatura de termo de responsabilidade. Isso inclui evitar falsificações biométricas e se obter uma prova de vida realmente confiável e feita rapidamente.  

Como formalizar um termo de responsabilidade?

Desde o advento e maior praticidade trazida pelas novas tecnologias de acesso móvel e remoto, utilizar documentos eletrônicos já se tornou algo comum. Com isso, a assinatura digital passa a também se integrar à digitalização de arquivos como o termo de responsabilidade.  

Há algum tempo, a única opção possível era a assinatura de punho próprio. Atualmente, é possível não apenas validar uma assinatura digital como também utilizar a gravação do cliente — seja por voz ou vídeo. Isso faz com que a empresa economize custos e com que o processo de aceite do termo de responsabilidade torne-se mais ágil, confiável e prático para o seu cliente.  

Dentro da modalidade de assinatura digital no termo de responsabilidade, mencionada anteriormente, temos algumas classificações específicas, previstas na Medida Provisória nº 983 (MP 983/2020). Todas podem ser validadas juridicamente, sendo:  

Assinatura eletrônica simples 

Trata-se da assinatura sem certificado digital. Sendo, assim, comumente envolve a versão digitalizada de uma assinatura manuscrita e de dados informados. 

No entanto, também pode envolver métodos de autenticação considerados menos seguros e modernos — como o uso de um endereço de e-mail, número de telefone ou PIN para averiguar a identidade do seu signatário. 

Assinatura eletrônica avançada 

Refere-se a uma assinatura de termo de responsabilidade com um nível maior de segurança, que utiliza um certificado digital composto por dados que, caso modificados, têm seu histórico rastreável. 

Assinatura digital qualificada

Neste tipo, há o nível máximo de segurança na certificação de uma assinatura digital. Esse tipo de assinatura conta com os padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Trata-se da chave de hierarquia mais alta, que garante a execução das normas técnicas e operacionais, por meio de sua certificação com raiz única. Com isso, viabiliza-se a emissão de certificado digital que identifique virtualmente tanto pessoas físicas quanto jurídicas, elevando a confiabilidade e segurança de acordos, documentos e transações diversas. 

É válido ressaltar que, para que o termo de responsabilidade tenha validade jurídica, é importante que a criptografia utilizada ofereça segurança de alta complexidade. Isso é necessário para que o processo seja padronizado e para garantir que os critérios de validação cumpram o que institui as normas de segurança da instituição certificadora, como a ICP-Brasil.  

Por que contar com o apoio de uma empresa especializada para finalizar seus termos de responsabilidade? 

Da mesma forma que presencialmente o termo de responsabilidade seria validado com a apresentação de documentos comprovando a identidade do cliente, o certificado digital depende de um acordo para garantir a sua validade jurídica.  

Com isso, para garantir o máximo de segurança na finalização e evitar fraudes, é importante que a adesão ao termo seja assessorada por uma empresa especializada no ramo. 

Embora utilizar um software grátis para fazer a adesão ao termo possa parecer inicialmente algo atrativo, essa é uma opção que não garante a segurança, praticidade, personalização e confiança oferecidos pelo apoio especializado. 

Além disso, esse apoio de uma empresa especializada tornará tudo mais rápido e prático. Por exemplo, você irá receber uma cópia do termo assinado em seu endereço de e-mail, podendo fazer o download do documento de maneira muito fácil. 

Ainda, nessa finalização, você contará com a segurança de diversas validações com score que geram um certificado digital que demonstra a sua autenticidade.  

Desse modo, é possível cumprir com o padrão de segurança e credibilidade máximo nas transações e gestão de seu termo de responsabilidade.  

Por que a iGree é a empresa certa para trazer mais segurança e eficiência para os seus termos de responsabilidade? 

A solução desenvolvida pela empresa irá trazer muito mais agilidade, segurança, confiabilidade e praticidade para os processos relacionados aos seus termos de responsabilidade. 

O iGree é especializado em assinatura digital, e conta com várias tecnologias de última geração para ofertar um nível de segurança muito mais elevado para a sua empresa — tais como Inteligência Artificial (IA), criptografia, tecnologia de reconhecimento e detecção de face, certificação digital, blockchain, além de validação de texto por voz. 

Outro diferencial é a tecnologia de vídeo utilizada para formalização de seus termos de responsabilidade. Por meio de um sistema de biometria facial, torna-se possível identificar se o rosto contido em uma imagem é realmente de uma pessoa viva, e não uma montagem ou uma simples foto, como é utilizado em golpes e fraudes.  

E mais: o iGree funciona também como uma plataforma que auxilia na organização da documentação da sua empresa, tornando esse processo mais facilitado, ágil e seguro — entre outras coisas — pelo diferencial de armazenar seus termos de responsabilidade, acordos e contratos criptografados na nuvem. 

Ficou mais claro agora como criar um termo de responsabilidade válido e eficiente? Para mais dicas, confira também nosso artigo com as 5 etapas para assinar um documento digitalmente.

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