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O que é o RPA e como aumentar a produtividade nos negócios

A transformação digital dos negócios passou a ser uma necessidade e não uma alternativa. Com um mercado competitivo e a alta demanda por medidas inovadoras, aumentar a produtividade se torna mais importante do que nunca. Por isso, para o crescimento dos negócios, é essencial saber o que é o RPA. 

O uso da tecnologia de robotização de processos (RPA) cresce cada vez mais, pois gera aumento de produtividade, principalmente quando aplicada em tarefas volumosas e altamente repetitivas. De acordo com o estudo Robotic Process Automation Market, o mercado de RPA foi avaliado em mais de 2 bilhões de dólares em 2020 e terá uma taxa de crescimento anual de 31,5% entre 2021 e 2026.

Apesar do alto crescimento, saber o que é o RPA e quais vantagens ele oferece para as empresas ainda são dúvidas de muitos gestores. Neste artigo, vamos esclarecer tudo sobre essa tecnologia e como ela pode ajudar a elevar os resultados das empresas. 

O que é a automação robótica de processos

O RPA é uma tecnologia empregada para robotizar tarefas e fluxos de trabalho que são volumosos, repetitivos e padronizados. Ela reúne uma gama de funcionalidades de monitoramento, orquestração, curadoria e auditoria que são responsáveis por gerir o parque robótico de sua empresa, juntamente ao CoE (Centro de Excelência), que possui sua governança e metodologias. Ao agregar o RPA a outras tecnologias como Inteligência Artificial (IA), podemos chegar a um nível de robotização capaz de realizar atividades complexas e despadronizadas de maneira a tornar o robô “inteligente” e capaz de aprender consigo mesmo. Ao adotar o RPA, as empresas estarão convertendo o seu capital intelectual e redirecionando-o para atividades complexas e que exigem análise humana.

As tarefas podem ser consultas, cálculos, criação e atualização de registros, preenchimento de formulários, produção de relatórios, entre outras atividades que exigem mão de obra humana.

O RPA não requer esforços de codificação, já que as plataformas de mercado possuem um viés de facilitar o desenvolvimento dos robôs para que a velocidade de implementação seja cada vez mais rápida e eficiente. Os robôs funcionam 24 horas, 7 dias na semana, por este e outros motivos, ele se torna um dos principais recursos na eficiência e economia operacional.

A tecnologia pode ser utilizada em quase todos os setores da empresa, de finanças e RH a TI e Marketing. Os robôs facilitam trabalhos rotineiros realizados por humanos, causando um impacto transformador e de mudança cultural nas empresas.

No departamento de RH, por exemplo, pode ser utilizado para robotizar a integração ou desligamento de funcionários. No setor financeiro, pode ser configurado para realizar abertura de contas ou liberação de cartões de crédito. O RPA oferece às empresas um caminho para a transformação digital.

Através dessa tecnologia, as organizações podem reduzir custos, simplificar e otimizar processos e aumentar exponencialmente sua produtividade. Além disso, o RPA libera os colaboradores da empresa para se concentrarem no trabalho que exige mais criatividade e habilidades interpessoais em detrimento aos processos rotineiros, repetitivos e desgastantes. 

Em linhas gerais, o RPA nasce com o intuito de substituir tarefas burocráticas e repetitivas, realizadas por humanos por uma força de trabalho virtual. Veja as principais razões para utilizar a robotização de processos em uma empresa

Por que usar RPA?

A resposta para esta pergunta é simples: porque é a maneira mais econômica e eficaz de robotizar as tarefas repetitivas. Contudo, há muitas razões para adotar essa tecnologia na constante transformação digital. Veja as principais delas: 

  • Experiência do cliente (CX) – Este é um fator que mostra por que usar RPA é essencial. A Automação robótica de processos pode executar tarefas quatro a cinco vezes mais rápido do que os agentes, simplificando a captura e a resolução de casos e melhorando os tempos de atendimento.
  • Robotização – um dos principais benefícios do RPA é que ele libera os colaboradores de processos administrativos repetitivos, como entrada e manipulação de dados, permitindo que eles se concentrem em tarefas complexas de agregação de valor que elevam os negócios.
  • Redução de erros e custos – Todos os seres humanos estão sujeitos a erros, principalmente quando realizam tarefas repetitivas. O RPA oferece trabalho mais preciso, oportuno e consistente, garantindo que tempo e dinheiro não sejam perdidos com retrabalhos ocasionados por erro humano.
  • Integra aplicativos e sistemas existentes – o RPA funciona junto com a infraestrutura de TI existente. Este é uma das grandes vantagens para organizações que usam sistemas legados. Ele faz interface com a infraestrutura de front-end e back-end e usa a mesma interface gráfica do usuário que os colaboradores usariam para concluir uma tarefa, garantindo que a configuração não precise ser alterada para acomodar o RPA, evitando altos custos de implementação. Ele pode ser usado de maneira background também, realizando as integrações via API ou Webservices.

Empresas de qualquer porte podem aproveitar os benefícios da automação com RPA, a fim de automatizar tarefas repetitivas em diversas áreas, como finanças, compras, gerenciamento de cadeia de suprimentos, contabilidade e principalmente no relacionamento com clientes. Confira alguns exemplos de como o RPA pode ser utilizado a fim de melhorar a experiência do consumidor e acelerar os trabalhos da operação: 

Call center

O RPA pode ajudar a consolidar todas as informações sobre um cliente em uma única tela, para que os colaboradores tenham todas as informações que precisam e ainda reduzir tempo de espera em chamadas e chats.

Processamento de formulários

A equipe precisa obter informações relevantes de sistemas legados para ter os dados disponíveis para sistemas mais novos. O RPA pode apoiar este processo manual e concluí-lo sem introduzir erro humano. Quando os formulários em papel precisam ser transferidos para o digital, uma solução RPA pode ler os formulários e, em seguida, inserir os dados no sistema. 

Administração 

As ferramentas RPA podem processar contratos mais rápido e com menos erros do que os agentes humanos. A tecnologia também pode identificar exceções que não estão em conformidade para economizar pagamentos desnecessários.

Integração de novos funcionários

Uma solução perfeita para garantir que cada funcionário seja integrado de acordo com o processo estabelecido e receba todas as informações necessárias para o cumprimento das diretrizes da empresa.

Suporte técnico – help desk

O RPA pode ajudar a diminuir a carga de trabalho dos colaboradores do suporte, cuidando de questões simples e repetitivas, que levam tempo para serem resolvidas. Além disso, os testes de diagnóstico regulares dos sistemas de computador de uma empresa realizados por robôs ajudam a equipe de TI a se manter à frente dos problemas que afetam os negócios.

Vendas

A automação robótica de processos pode ser usada para robotizar tarefas repetidas na área de vendas, relacionamento com os clientes, atualização de sistemas, faturamento, análise de dados e tudo que envolve a jornada de compra dos clientes.

Sistemas de agendamento

O agendamento online de pacientes para consultas médicas, por exemplo, pode ser aprimorado com RPA. O software faz todo o detalhamento do paciente, como informações de seguro, solicitação de consulta, preferências de localização e muito mais para tornar o agendamento de consultas mais eficiente.

Solicitações de cartão de crédito e abertura de contas

Hoje, a aprendizagem de robôs pode ser programada para lidar facilmente com todos os aspectos desse processo, desde a coleta de informações e documentos até a resposta sobre a análise de crédito. 

Gestão de despesas

A maioria das empresas exige que seus funcionários insiram detalhes nos relatórios de despesas, como nome da empresa, dados e valores os quais o RPA pode extrair automaticamente dos recibos enviados.

A transformação digital é baseada não somente em inserir tecnologia e inovação, mas na forma como ela é utilizada e implementada dentro de uma organização. A automação robótica de processos fornece uma estrutura essencial para as empresas, a fim de ajudá-las a transformar seus negócios e atuação. É um trampolim para o sucesso.

O RPA ajuda a simplificar os fluxos de trabalho, o que torna as organizações mais lucrativas, flexíveis e responsivas, aumentando a satisfação, o envolvimento e a produtividade dos funcionários.

A chave para reduzir a velocidade da entrega do serviço ao cliente sem comprometer a eficácia e qualidade é se concentrar na série de etapas que constituem o serviço. Automatizar as tarefas e liberar as mentes humanas para realizarem atividades críticas é fundamental para acabar com atrito no atendimento ao cliente. 

Assim, implementar RPA ajuda a operação das empresas a se tornarem mais fluidas. Com mais tempo livre, os funcionários podem passar mais tempo impulsionando a inovação e outras áreas-chave de desempenho da empresa, como desenvolvimento de produtos e atendimento ao cliente, contribuindo para elevar os resultados dos negócios.

A Neo conta com uma nova solução RPA para robotizar as tarefas repetitivas e, consequentemente, melhorar a satisfação do cliente e diminuir o tempo de espera. Somos especialistas em planejar a experiência do seu cliente com a marca das empresas.

Ajudamos as organizações a melhorar os serviços conectando seus sistemas existentes a tecnologias inovadoras, que aumentam a velocidade e a eficiência e abrem o caminho para a transformação digital. 
Com a Neo como parceira, sua empresa terá todos os benefícios do RPA, otimizando as interações com seus clientes durante o processo de atendimento e captando suas impressões por meio de robôs inteligentes, a fim de gerar mais satisfação e melhorar os resultados da empresa.

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