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RPA (Robotic Process Automation): confira o nosso guia completo sobre este conceito tecnológico

Vivemos em uma constante revolução tecnológica e, com isso, a transformação digital vem gerando muitas mudanças dentro das empresas, como o RPA (Robotic Process Automation), para que os seus colaboradores utilizem o seu tempo e energia da melhor maneira, realizando tarefas importantes no dia a dia organizacional.

Neste contexto, algumas demandas repetitivas, que ainda não podiam ser realizadas por sistemas de inteligência artificial, passam a ser feitas por máquinas. Isso empenha ainda mais a equipe, que se dedica a aquilo que faz a diferença em suas respectivas funções, quando realizada por pessoas.

Todas as empresas que produzem mais e possuem destaque no mercado deram o mínimo de atenção para este ponto. E você, quer entender melhor o que é RPA, sua importância no aprimoramento de processos corporativos, vantagens e como aplicá-lo em sua empresa? Continue acompanhando este guia. Boa leitura!

O que é RPA (Robotic Process Automation) e como funciona?

O RPA é uma aplicação tecnológica nas demandas de uma organização, automatizando tarefas a partir de robôs com inteligência artificial, que imitam a atuação de um ser humano, fazendo suas atividades em um computador.

Geralmente, sua interface de construção de tarefas é bastante intuitiva e o programador pode definir a sequência de cliques ou comandos do sistema, ao invés de uma pessoa usar o mesmo software, sem estar automatizado, fazendo a mesma coisa repetitivamente.

Com isso, o RPA consegue fazer esses processos por conta própria, em uma velocidade mais alta e quantas vezes for preciso.

Qual o objetivo do RPA?

Seu objetivo principal é a substituição de tarefas operacionais ou muito repetitivas dentro de um processo. Assim, os colaboradores que, antes realizavam essas funções, podem se dedicar a outras mais importantes para os negócios.

As tarefas podem ser desde um envio de e-mail automático até as mais complexas, como a utilização de diferentes bots, cada uma delas com uma função específica em uma comunicação de marca com cliente. Um dos exemplos mais comuns do uso da RPA são as plataformas de atendimento, onde a Neo também é especialista na automatização desse setor.

Como e onde o RPA pode ajudar as equipes de uma empresa?

O RPA é um grande diferencial para uma empresa que faz parte de um mercado tão competitivo. Tanto para os consumidores, que recebem um serviço de qualidade, quanto para a sustentação do negócio, onde há mais produtividade, além de atrair novos clientes.

Separamos os principais benefícios do RPA e explicamos cada um deles de maneira mais detalhada, para que você entenda como ele pode ajudar diferentes áreas e equipes dentro de uma empresa. Confira:

Otimização de processos

Ao aplicar o RPA em seus processos, os seus colaboradores focarão o seu tempo e esforço em atividades que realmente precisam deles e não em demandas simples e/ou repetitivas. 

Imagine, por exemplo, o preenchimento de formulários extensos, como uma folha de pagamento, em que todos os meses precisam ser feitas manualmente ou o atendimento ao cliente, onde diversas pessoas entram em contato com as empresas para esclarecer dúvidas muito simples. Tudo isso pode ficar a cargo de um RPA, tirando o excesso de trabalho dos agentes de negócios.

Maior motivação e produtividade

Acordar cedo, iniciar o trabalho e terminar somente à noite para descansar. Essa pode ser uma rotina cansativa e ainda mais desanimadora se o funcionário faz uma tarefa simples e repetitiva o tempo todo.

Com os processos simplificados e o colaborador focando em demandas que realmente importam, eles ficarão mais felizes. Consequentemente, isso traz mais motivação e agrega mais valor ao negócio e à produtividade, que impacta diretamente no resultado final de toda a empresa.

Menos erros nos processos

Ao aplicar o RPA e automatizar as demandas manuais, além de economizar tempo e produzir mais, há a diminuição do risco de ocorrer erros no processo.

Pensando em tarefas longas e repetitivas, se elas fossem executadas por pessoas, sempre estariam sujeitas a algum tipo de problema. Porém, com a automatização, a máquina realiza um esforço constante e ininterrupto, do início até o final do expediente. 

Isso garante que o tempo e dinheiro investidos não sejam desperdiçados, pois os erros podem ser muito prejudiciais, dependendo da situação. Além disso, isso afeta diretamente a experiência do usuário, que, se tiver contato direto com um erro de produção, pode diminuir a reputação da marca, já que comentários ruins se espalham facilmente na Era Digital que vivemos. Por isso, o RPA é muito vantajoso, resultando em menos reclamações e mais clientes satisfeitos com a marca.

Falando em experiências, devemos destacar também que uma parte do RPA é o chatbot, ferramenta programada para automatizar o atendimento ao cliente. A aplicação o torna eficiente, rápida e faz com que as pessoas evitem grandes filas de espera e o estresse para tirar suas dúvidas.

Padrões dos clientes são identificados

No item anterior, falamos sobre o atendimento ao cliente, sua importância nas organizações e como o RPA pode ser vantajoso para isso. Além de facilitar todo esse processo, a plataforma também pode ajudar sua empresa a entender quais são as reais necessidades do público-alvo de maneira proativa.

Todos os registros são armazenados e os padrões de atividades em comum podem ser identificados, gerando insights para melhorias e tomadas de decisão estratégicas ao negócio.

Redução de custos

Quando se automatiza processos, o RPA diminui a necessidade de contratação de mais funcionários ou de terceirização de serviços. Com isso, custos operacionais se tornam menores e as atividades são feitas de forma mais rápida e produtiva.

Em outubro de 2020, a consultoria IDG fez um estudo em que comparou o crescimento dos esforços de profissionais em prol do controle e redução de custos e despesas. Em setembro de 2019, 29% do tempo eram dedicados a esse objetivo. Em agosto de 2020, o número subiu para 43%, superando outras atividades importantes, como segurança (37%) e inovação (29%).

A mesma pesquisa ainda mostrou que, para esse objetivo, os profissionais investem mais dinheiro em melhorias do gerenciamento de processos de negócios e na automação, pois podem reduzir custos. Portanto, o RPA também é uma tendência crescente e vantajosa para as empresas.

Qual a diferença do RPA para os outros processos de automação?

Sem dúvida, a principal diferença entre o RPA para outros processos de automação é a sua independência na realização de processos. O primeiro possui maior flexibilidade, mais funcionalidades e ferramentas de adaptação a diversos tipos de demandas, praticamente não necessitando de intervenção humana.

Já os processos comuns de automação exigem um acompanhamento constante de um funcionário, pois o software pode não ser capaz de resolver determinados problemas, sem a interrupção de suas atividades.

RPA e inteligência artificial são a mesma coisa?

Esses são dois conceitos que costumam ser confundidos ou que as pessoas acham que é a mesma coisa. A Inteligência Artificial (IA) é algo além da robotização. É a capacidade de aprendizagem, pensamento e ação de uma máquina, como um ser humano.

No RPA, os robôs executam as tarefas para os quais foram programados a fazer de maneira automática. A boa notícia é que os dois podem ser combinados, trazendo muitos benefícios às empresas que os aplicam. Enquanto o RPA está otimizando os processos repetitivos e manuais, tornando tudo mais produtivo, a IA pode analisar todos os dados vindos das tarefas executadas, para a construção de relatórios, gerando insights para o negócio.

Como implementar RPA na sua estratégia de automação?

Antes de explicarmos sobre o processo de implementação do RPA (Robotic Process Automation), é importante ter consciência de que a ferramenta pode ser empregada em qualquer tipo de empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte. Sendo assim, vamos às etapas:

Saiba quais são as necessidades da empresa

Quais são os processos que podem ser beneficiados com a implantação do RPA? Analise as tarefas e identifique aquelas que possuem baixo valor agregado ou um grande número de erros, cuja execução humana seja ineficiente ou pode colocar tudo em risco.

Eleger o fornecedor

Com as identificações feitas, é necessário estabelecer critérios e requisitos para escolher o fornecedor do RPA às necessidades do seu negócio. Considere as especificidades técnicas, funcionalidades, diferenciais e preços que se adequem a sua receita.

Ao eleger o seu fornecedor de RPA, considere a Neo, que pode ajudar na transformação digital de sua organização, oferecendo as melhores soluções.

Implementar o piloto

Nesta etapa, é preciso colocar a execução do software em prática, mas, inicialmente, em um período de testes. É importante se certificar de que os colaboradores estejam treinados para programar o RPA e que todas as atividades sejam documentadas, gerando dados para análise.

Avaliando os relatórios, é possível detectar possíveis problemas, além de necessidades de melhorias ou recursos adicionais.

Gerenciamento do RPA

Depois da etapa dos testes, é o momento de implantar o RPA conforme todos os requisitos considerados anteriormente. Tudo deve ser planejado e executado para garantir os resultados esperados com a implantação da ferramenta.

Considerando a realidade pandêmica, o isolamento social e a necessidade do home office nas empresas, é preciso que os negócios passem por uma transformação digital, a fim de garantir a integração dos diferentes times e a eficiência de todos os processos internos da melhor maneira. Com isso, investir em boas ferramentas, como o RPA, acaba se tornando essencial, além de contribuir com a inovação de sua infraestrutura.

Robôs, máquinas, softwares e computadores inteligentes são uma realidade e uma necessidade para qualquer empresa que busca seu crescimento e sucesso no mercado, que é cada vez mais competitivo. Além de reduzir custos e proporcionar todas as vantagens já mencionadas, quem os utiliza, sem dúvida, torna o dia a dia do negócio mais eficiente e sai na frente de sua concorrência.

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